Porzucić wielozadaniowość.

8 05 2009
Informacja techniczna: Przepraszam za brak polskich znakow, ale jestem poza granicami naszego kraju i mam problem z dostepem do komputera z polska klawiatura. Obiecuje ze po powrocie poprawie artykul.

Pracujesz aktualnie nad dwoma projektami, a szef kładzie Ci na biurku kolejne dwa? Rozmawiasz przez telefon i czytasz trzy nowe maile? W dzisiejszych czasach jesteśmy ciągle bombardowani przez niesamowitą ilość informacji i zadań. Bardzo często jesteśmy tym wszystkim przytłoczeni. Receptą okazuje się jednozadaniowość. Oto kilka powodów przemawiających jednozadaniość:

  • Większa wydajność. Ciągłe przełączanie się między zadaniami powoduje rozproszenie i znaczną utratę czasu.
  • Większa prostota. Jedno zadanie to mniej okazji do stresu i błędów.
  • Mniejsze szaleństwo. Twoja mała oaza spokoju w szalonym świecie.

 

Pamietaj, ze wielozadaniowosc wprowadza chaos w Twoje zycie.

Pamietaj, ze wielozadaniowosc wprowadza chaos w Twoje zycie.

Photo by _TomTom_

Zastanawiasz się jak opanować chaos i uprościć swoje życie? Poniższe porady powinny Ci pomóc (na podstawiem How NOT to Multitask – Work Simpler and Saner).

  • Najpierw ustaw kontekstową listę zadań. W zależności od kontekstu (telefony, komputer, dom, zobowiązania, oczekujące itp.) twórz osobne listy zadań.
  • Korzystaj z notatnika. Notuj na bieżąco zadania do zrobienia – o niczym nie zapomnisz i zrobisz wszystko w swoim czasie.
  • Uzywaj skrzynki odbiorczej. Stosuj je zarowno do poczty fizycznej jak i tej wirtualnej. Zbiez wszystkie aktualne wiadomosci w jednym miejscu.
  • Podziel swoj dzien na bloki. Wypelnij godzinne bloki (czas mozesz dopasowac do swoich potrzeb) swoimi zadaniami zostawiajac miedzy nimi przerwy na niespodziewane zadania.
  • Opracuj liste najwazniejszych zadan z samego rana. Nie rob nic innego, dopoki pierwsze zadanie nie zostanie zrobione. Zrob sobie krotka przerwe zajmujac sie czyms mniej waznym, a nastepnie wykonaj kolejne wazne zadanie. Jezeli zrobisz 2-3 wazne zadania, reszta dnia stanie sie prostsza.
  • Odetnij sie. Wykonujac zaplanowane zadanie odetnij sie od wszystkiego, co moze Cie rozpraszac. Zamknij poczte ineternetowa, a jesli to mozliwe przejdz w tryb offline. Wylacz telefon. Skup sie na zadaniu i postaraj sie zrobic je nie zaprzatajac sobie glowy pozostalymi, oczekujacymi zadaniami.
  • Kontroluj siebie. Jezeli czujesz nieodparta potrzebe sprawdzenia maila czy zajecia sie czyms innym, zatrzymaj sie, wez gleboki wdech i opanuj sie. Skup sie ponownie na wykonywanym zadaniu.
  • Przychodzace rzeczy odloz na bok. Jezeli w czasie twojej pracy pojawiaja sie nowe zadania, odloz je do skrzynki odbiorczej, badz zapisz w notatniku. Wroc do nich dopiero po skonczeniu aktualnego zadania.
  • Zarzadzaj nowymi zadaniami na biezaco. Gdy tylko skonczysz obecne zadanie, przegladnij notes i skrzynke odbiorcza. Dodaj nowe zadania do swojego planu, zmien juz zaplanowane jesli to konieczne. Emaile przeczytaj i uporzadkuj je – nie zostawiaj pelnej skrzynki odbiorczej.
  • Przerywajac zadanie zanotuj jego stan. Zdarza sie, ze pojawia sie zadanie tak pilne, ze musisz przerwac obecnie wykonywane. Zanotuj stan aktualnego zadania, dokumenty odloz razem w jedno miejsce itp. – dzieki temu szybko wrocisz do zadania i je dokonczysz.
  • Ciesz sie zyciem. Jezeli masz problem z zadaniem, wez gleboki oddech, przeciagnij sie i podejmij wyzwanie raz jeszcze. Nie zadreczaj sie – znajdz pozytywne strony.




Zaprojektuj swoje życie.

2 05 2009

Co będziesz robić jutro, jeśli dziś przejdziesz na emeryturę? Wyobraź sobie, że masz całkowicie wolny dzień – nie musisz pracować, możesz robić cokolwiek. Jak będzie wyglądać Twój idealny dzień? Wbrew pozorom nie są to teoretyczne pytania zadawane dla zabawy. Dzisiaj zaproponuję ćwiczenie pomagające zaprojektować własne życie. Przede wszystkim musisz sobie uświadomić, że to Ty decydujesz o tym, jak będzie wyglądać Twoje życie. Oczywiście nie masz wpływu na wszystko, ale w dużej mierze to właśnie Ty wytyczasz drogę, którą podążasz. Większość ludzi żyje z dnia na dzień, nie zastanawiając się nad życiem, bo tak jest znacznie łatwiej. Projektowanie własnego życie jest bardzo trudne. Musisz poświęcić czas i zechcieć odpowiedzieć na kilka pytań. Jeżeli będziesz wiedzieć czego chcesz, jest spora szansa, że stanie się to rzeczywistością. No i oczywiście potem musisz przejść trudny i skomplikowany proces zmiany swojego życia tak, aby odpowiadało Twoim oczekiwaniom.

To od Ciebie zależy jak wygląda Twoje życie!

To od Ciebie zależy jak wygląda Twoje życie!

Photo by crouchingcathiddendog.

Poniższy opis przedstawia jeden ze sposobów skutecznego zaprojektowania własnego życia (na podstawie artykułu Design Your Life: What Would You Do If You Had Nothing To Do?).

  • Co jest dla Ciebie naprawdę istotne? Zadaj sobie to pytanie i spokojnie się zastanów. Jest to jedno z najważniejszych pytań w każdym procesie, również w planowaniu swojego życia. Co uwielbiasz robić? Z kim kochasz spędzać czas? Zrób krótką listę 4-5 pozycji.
  • Co jest Twoją pasją? Co uwielbiasz robić najbardziej? Czy może to być Twój sposób na życie? Jeśli uda Ci się połączyć pracę z pasją, każdy Twój dzień będzie przynosił radość. Uwierz, że to może stać się naprawdę.
  • Zaprojektuj swój dzień. Zapomnij o dotychczasowym życiu i zaplanuj swój idealny dzień zaczynając od zera. Pamiętaj o stworzonej liście 4-5 najważniejszych rzeczy – upewnij się, że zajmują one główne miejsce w Twoim planie. Nie zapomnij również znaleźć czas na rozwijanie swojej pasji. Stwórz idealny plan, wliczają w to schemat poranka, wieczora i wszystkiego pomiędzy. Zastanów się o której zaczniesz i zakończysz dzień.
  • Zastanów się jak wprowadzić plan w życie. Jakie zmiany są konieczne, żeby Twój idealny plan stał się rzeczywistością? Wykaż się silną wolą – rozważ również drastyczne zmiany, jeśli takie są konieczne. Być może proces wprowadzania planu zajmie Ci pół roku, rok albo nawet 5 lat, ale któregoś dnia zobaczysz, że Twoje życie jest takie, jak sobie tego życzysz. Niech marzenia staną się rzeczywistością.
  • Zacznij wprowadzać zmiany natychmiast. Niektóre zmiany mogą zostać wprowadzone natychmiast, szczególnie, jeśli zależą one tylko od Ciebie. Dobrze jest zacząć od uporządkowania swojej pory wstawania i kładzenia się spać, od porannej i wieczornej rutyny – w znakomitej większości przypadków zależą one głównie od Ciebie. Zauważ również, że rzeczy, którymi zajmujesz się zazwyczaj, nie należą do listy tych najważniejszych. Rozważ wyeliminowanie lub zmniejszenie poświęcanego czasu na te mniej ważne, by zrobić przestrzeń dla tych istotnych.
  • Zacznij robić długoterminowe zmiany już dziś. Do zmian długoterminowych należą m.in.: uczynienie swojej pasji sposobem na życie czy wyplątanie się ze zobowiązań, które nie są dla Ciebie ważne, a zabierają mnóstwo czasu. Pomimo, iż tego typu zmiany wymagają czasu, są one możliwe. Uwierz w to, zacznij je już dziś, pamiętaj o nich i cały czas nad nimi pracuj. Niech Twój plan żyje.
  • Miej cel przed oczami. Wydrukuj swój plan idealnego dnia i miej go zawsze na uwadze. To jest właśnie życie, które świadomie wybierasz, a nie takie, które jest dziełem przypadku. To Ty kontrolujesz swoje życie, i możesz mieć takie, jakie sobie wymarzysz.




Narzędzia Google: Kalendarz i Czytnik.

29 04 2009

Kontynuując wczorajszy temat narzędzi Googla ułatwiających życie przyszedł czas na Kalendarz i Czytnik. Zachęcam do komentowania wpisów – liczę na Wasze sugestie i podpowiedzi.

Kalendarz

Kalendarz Google jest czytelnym narzędziem do organizowania czasu.

Kalendarz Google jest czytelnym narzędziem do organizowania czasu.

Kalendarz Google jest czymś w rodzaju terminarza. Głównym założeniem efektywności jest prostota działania. Dlatego też korzystając z Kalendarza Google łatwo ogarnąć wszystkie wydarzenia takie jak zaplanowane spotkania, urodziny, terminy projektów … W jednym miejscu można prowadzić kilka oddzielnych kalendarzy (służbowy, prywatny, spotkania koła hobbystycznego itp.), udostępniać je innym lub zachować tylko dla siebie. Można również dodać kalendarze udostępnione przez innych – dzięki temu nie zapomnimy o zaplanowanym przez szefa spotkaniu czy koncercie ulubionego zespołu. Korzystanie z Kalendarza Google upraszcza życie dzięki takim funkcjom jak:

  • Udostępnianie kalendarza. Jesteś szefem zespołu projektowego i masz problem z organizacją spotkań? Już nikt nie wykręci się, że nie wiedział o spotkaniu. Utwórz kalendarz zespołu, zaproś jego członków i od tej pory automatycznie będą otrzymywać powiadomienia o terminach spotkań czy projektów.
  • Wyszukiwanie. Dzięki wyszukiwarce w łatwy sposób odnajdziesz publiczne wydarzenia i dodasz je do swojego terminarza.
  • Dostęp za pomocą telefonu komórkowego. W każdym miejscu i o każdej porze korzystając z telefonu komórkowego przeglądniesz swój terminarz.
  • Przypomnienia. Ustawiając odpowiednie opcje otrzymasz powiadomienie sms o ważnym wydarzeniu. Ponadto możesz otrzymywać przypomnienia w postaci maili lub wyskakujących okienek. Już nigdy nie zapomnisz o niczym istotnym w natłoku codziennych spraw.
  • Dostęp online i offline. Dzięki usłudze online sprawdzisz swój kalendarz w dowolnym miejscu. Dodatkowo na prywatnych komputerach możesz ustawić dostęp offline – nawet jeśli nie będziesz mieć połączenia z siecią, będziesz w stanie przeglądać rozkład dnia.
  • Elastyczność ustawień. Dzięki zakładkom możesz przeglądać zaplanowane wydarzenia zarówno w widoku dnia, tygodnia, miesiąca lub następnych czterech dni. W zakładce Plan dnia wydarzenia są wyświetlane w postaci listy, a widok Następne 4 dni można dostosować do własnych potrzeb.
  • Komentarze gości. Teraz zaproszeni goście będą mogli skomentować zaplanowane wydarzenie – natychmiast będzie wiadomo kto będzie mógł się z Tobą spotkać, a kto wolałby spotkanie w innym terminie.
  • Wiele kalendarzy w jednym miejscu. Można utworzyć różne kalendarze dla różnych sfer życia, na przykład oddzielny kalendarz treningów, spotkań służbowych czy wizyt rodzinnych. Każdy z kalendarzy możesz oznaczyć innym kolorem – jedno zerknięcie i wiesz co Cię czeka.
  • Integracja z Gmailem. Nie musisz otwierać nowej strony, aby zobaczyć zaplanowane wydarzenia. Teraz kalendarz może być wyświetlany w oknie poczty Gmail.

Czytnik kanałów

Teraz wszystkie Twoje ulubione strony będą w jednym miejscu.

Teraz wszystkie Twoje ulubione strony będą w jednym miejscu.

Masz w zwyczaju codziennie czytać 15 swoich ulubionych stron. Otwierasz mozolnie kolejne adresy, by dowiedzieć się, czy pojawiła się jakaś nowa informacja? Z niecierpliwością przeglądasz kilka razy dziennie tego bloga oczekując nowego postu? Koniec z tą stratą czasu. Dzięki czytnikowi Google otrzymasz powiadomienie o wszystkich nowościach w zorganizowany sposób – czytnik sam będzie sprawdzał aktualizację stron. Sposób takiego powiadamiania nazywany jest ‚kanałami RSS’. Cała idea polega na dodaniu adresów kanałów Twoich ulubionych stron do czytnika. Kanały takie możesz posegregować w odpowiednie kategorie, dzięki czemu masz kontrolę na tym, co czytasz w danej chwili. Aby dodać stronę do czytnika wystarczy wpisać jej adres w pole „Dodaj subskrypcję”. Większość stron ma również przygotowane przyciski ułatwiające dodanie ich do czytnika – przyjęło się oznaczać je następującym symbolem Symbol kanałów RSS

Główne zalety czytnika to:

  • Oszczędność czasu. Zamiast przeglądać ciągle ulubione strony, wyznacz porę czytania nowych informacji, otwórz czytnik i zapoznaj się ze wszystkimi wpisami w jednym miejscu.
  • Dostęp online. Teraz nie musisz już pamiętać mnóstwa adresów. W dowolnym miejscu przeglądniesz ulubione strony wpisując tylko jeden adres.
  • Dostęp mobilny. Możesz przeglądać swoje kanały za pomocą telefonu komórkowego np. podróżując transportem publicznym.
  • Podziel się z innymi. Dzięki funkcji udostępniania łatwo podzielisz się z innymi ciekawą informacją.




Narzędzia Google: poczta i lista zadań.

28 04 2009

Współczesna technika znacznie ułatwia nam życie, pomaga w jego organizacji, oszczędza mnóstwo czasu. Z drugiej strony bardzo łatwo wpaść w jej sidła. W dzisiejszym artykule zaprezentuję dwa darmowe narzędzia firmy Google, dzięki którym łatwiej uporządkować nasz świat oraz kilka rad efektywnego z nich korzystania. Jutro przedstawię kolejne dwa narzędzia.

Google mail

Codziennie oczyszczaj skrzynkę odbiorczą!

Codziennie oczyszczaj skrzynkę odbiorczą!

Google mail – bardziej znany pod skróconą nazwą Gmail – jest czymś więcej niż konto pocztowe. Oprócz zwykłych wiadomości mailowych udostępnia chat tekstowy i wideo, bardzo przydatny system etykietowania, filtr antyspamowy, integrację z innymi narzędziami Google, wbudowaną wyszukiwarkę oraz integrację wielu kont pocztowych. Dla osób nie zorientowanych w sprawach technicznych omówię krótko te funkcje:

  • Chat – umożliwia komunikację z innymi użytkownikami Gmail (i nie tylko) przez przesyłanie wiadomości tekstowych, obrazków, filmików czy nawet wideokonferencji z użyciem kamery i mikrofonu.
  • Etykiety – pozwalają oznaczyć konkretną wiadomość ‚pieczątką’. Tworząc różne etykiety (np. praca, rodzina, moje hobby) możemy bardzo szybko segregować informacje i w razie potrzeby błyskawicznie je odnaleźć.
  • Filtr antyspamowy – specjalne narzędzie umieszczające przychodzące niechciane wiadomości (typu reklamy) do osobnego folderu. Przez 30 dni mamy możliwość przeglądnięcia danej wiadomości i przeniesienia jej w inne miejsce (w razie pomyłki filtru). Po tym czasie spam jest automatycznie usuwany z naszego konta.
  • Integracja wielu kont – Gmail pozwala połączyć wiele kont pocztowych w jednym miejscu. Jeśli do tej pory sprawdzaliśmy pocztę logując się w kilka różnych miejsc (np. adres służbowy, poczta prywatny, poczta udostępniany w miejscach publicznych …) nie będzie to już konieczne. Dzięki łączeniu kont całą pocztę sprawdzimy w jednym miejscu. Ponadto nadawca nie będzie znał naszego adresu Gmail, jeśli tego nie będziemy chcieli, gdyż możliwe jest ustawienie z jakiego adresu chcemy wysłać mail – np. jeśli otrzymaliśmy pocztę służbową odpowiedź może być wysłana również z adresu służbowego.
  • Wbudowana wyszukiwarka – działa podobnie jak wyszukiwarka internetowa – pozwala odnaleźć wiadomość zawierającą pożądaną frazę. Dodatkowo możliwe jest użycie specjalnych tagów np.: filename:(jpg OR png OR tiff) pozwalających dokładniej określić kryteria wyszukiwania. Pełna lista tagów znajduje się w pomocy Gmail.
  • Integracja z innymi narzędziami Google – możliwe jest wyświetlanie w oknie poczty np. kalendarza, o którym napiszę jutro.

Kilka porad, jak utrzymać porządek i efektywnie korzystać z poczty internetowej.

  • Niech sprawdzanie poczty nie stanie się obsesją. Jeżeli pierwszą czynnością po wstaniu z łóżka jest sprawdzanie poczty, albo przez cały dzień masz otwarte okienko i co chwilę zerkasz na nowe maile, z pewnością masz problem z efektywnością. Zamiast zająć się ważnymi rzeczami utykasz w skrzynce odbiorczej. Najpierw wykonaj  przynajmniej jedną ważną rzecz zaplanowaną na ten dzień (jeszcze lepiej wykonaj 2-3 rzeczy), a dopiero potem sprawdź pocztę. Zerkając ciągle na pocztę nie jesteś w stanie skupić się na wykonywanym zadaniu – ustal konkretne pory czytania poczty.
  • Zajmuj się mailami jednym za drugim. Sprawdzając pocztę natychmiast podejmuj decyzję, co zrobić z danym mailem.
    • Śmieci i łańcuszki natychmiast wyrzucaj. Nie są one do niczego potrzebne. Nie zostawiaj ich na potem.
    • Długie maile, z którymi musisz jedynie się zapoznać, możesz wydrukować. Jeśli nie masz czasu na przeczytanie długiej wiadomości, możesz ją zabrać ze sobą i przeczytać oczekując na spotkanie, jedząc lunch czy przemieszczając się komunikacją publiczną.
    • Jeśli odpowiedź zajmie Ci mniej niż 2 minuty, napisz ją natychmiast. Nie odkładaj jej na później – uzbierasz sporo takich maili i nigdy się z nich nie wygrzebiesz. Odpowiedz szybko i zarchiwizuj wiadomość.
    • Zapisz reakcję, którą wymusił mail, na listę zadań do zrobienia. Jeśli treść maila spowodowała, że masz nowe zadanie do wykonania, umieszczenie jest na liście zadań sprawi, że wykonasz je w odpowiednim czasie. Możesz również zapisać konieczność powrócenia do szczegółowych informacji w wiadomości. Dlatego też zarchiwizuj wiadomość – znajdziesz ją szybko dzięki wyszukiwarce.
    • Jeśli oczekujesz na odpowiedź, zapisz to na liście zadań oczekujących. Nie zostawiaj maili w skrzynce odbiorczej jako przypomnienia – od tego są listy, aby nie zapomnieć o niczym. Niech Twoja skrzynka odbiorcza pozostanie pusta.
  • Oprócz skrzynki odbiorczej miej jeszcze folder Archiwum. Gdy skończysz zajmować się mailem, a będzie on potrzeby w przyszłości, zwyczajnie archiwizuj go. Bardzo przydatny jest przycisk „Wyślij i archiwizuj”, który przenosi wiadomość do archiwum natychmiast po wysłaniu odpowiedzi. Nie potrzebujesz dodatkowych katalogów do segregowania poczty – system etykiet i wyszukiwarka pozwalają na błyskawiczne znalezienie odpowiedniej wiadomości.

Lista zadań

Dzięki liście zadań Gmail już nigdy o niczym nie zapomnisz.

Dzięki liście zadań Gmail już nigdy o niczym nie zapomnisz.

Lista zadań jest eksperymentalnym dodatkiem do usługi Gmail. Aby z niej skorzystać należy uaktywnić odpowiednią opcję w ustawieniach Gmail. Menadżer zadań Gmail pozwala stworzyć kilka różnych list, tak żeby osobno przechowywać np. zadania prywatne i służbowe. Aby dodać zadanie do listy wystarczy kliknąć w wolne miejsce i zacząć pisać. Notatka zostanie zapamiętana automatycznie – żadnych zbędnych przycisków. Ponadto można dodać mail do listy zadań klikając „Więcej czynności / Dodaj do zadań”. Oprócz tytułu istnieje możliwość dodania do notatki zaplanowanej daty wykonania oraz większego opisu. Zadania można w każdej chwili przesunąć na liście, a nawet między listami. Wykonane zadania jednym kliknięciem oznaczymy jako zrobione – przyjemnie jest wieczorem, zanim przygotuje się listę na kolejny dzień, spojrzeć ile się osiągnęło.





Jak dobrze realizować listę zadań?

24 04 2009

Dzisiejszy artykuł dopełnia rozważania dotyczące planowania i tworzenia listy zadań. Wielu z Was szybko nauczyło się tworzyć listy, nabyło odpowiednie nawyki, jednak problemem pozostaje realizacja zadań. W porównaniu z wykonaniem planu, samo jego stworzenie jest pestką. Umiejętność pełniej realizacji zaplanowanych zadań wymaga połączenia wielu różnych nawyków. Przedstawię dziś najpopularniejsze problemy związane z egzekwowaniem listy (za artykułem How to Actually Execute Your To-Do List: or, Why Writing It Down Doesn’t Actually Get It Done).

Samo zapisanie zadań nie sprawi, że będą one wykonane.

Samo zapisanie zadań nie sprawi, że będą one wykonane.

„Czuję opór, gdy zaczynam coś robić.”

Na początku dobrze jest się zastanowić, dlaczego czujesz opór przed wykonaniem danego zadania. Dlaczego nie masz ochoty zacząć tej pracy? Znajdując istotę problemu dużo łatwiej znaleźć rozwiązanie. Jak już zidentyfikujesz problem, możesz wykorzystać poniższy schemat do jego rozwiązania.

  • Malutkie kawałeczki. Powiedz sobie, że musisz wykonywać dane zadanie tylko przez 5 minut. Krótsze zadania są mniej zniechęcające.
  • Tylko zacznij. Zazwyczaj jest to najtrudniejszy krok. Jeśli już zaczniesz, dalej jakoś pójdzie. Np. zamiast martwić się przebiegnięciem sporej trasy w ramach porannych ćwiczeń, pomyśl, że musisz jedynie ubrać buty i wyjść za drzwi. Zapewniam, że jak tylko wyjdziesz, nabierzesz większej ochoty na bieganie.
  • Nagradzaj się. Ustal krótki czas  wykonywania pracy (10, 15, 20 minut) i nie przerywaj zajęcia pod żadnym pozorem. Dobrą metodą jest używanie minutnika. Po upływie ustalonego czasu, w ramach nagrody za solidną pracę, zrób sobie 5 minut przerwy – również użyj minutnika. Powtarzaj ten cykl. Z czasem Twoje przerwy będą coraz krótsze, a praca coraz efektywniejsza.
  • Znajdź pasję w zadaniu. Wykonasz pracę z większą chęcią,  jeżeli Cię ona zaintryguje. Postaraj się w każdym zadaniu dostrzec coś emocjonującego. Zastanów się, jaki zysk przyniesie wykonanie zadania. Może będą to nowi klienci, nowe umiejętności, nowe spostrzeżenia, czy serdeczny uśmiech innej osoby? Jeśli definitywnie nie znajdujesz nic pasjonującego w zadaniu, zastanów się, czy jest ono ważne? Jeśli nie, postaraj się go nie wykonywać – przekaż je innej osobie, lub zwyczajnie wykreśl. Nie ma sensu zajmować się czymś nieważnym, męczącym i nudnym, jeśli nie przynosi to korzyści.
„Przeraża mnie to zadanie.”

Zazwyczaj jest kilka powodów takiego odczucia.

  • Zadania onieśmielają rozmiarem lub zakresem. Podziel pracę na mniejsze kawałki i zacznij od pierwszego z nich. Zamiast „napiszę dziś pracę magisterską” zaplanuj „napiszę dziś pierwszy mały podrozdział pracy magisterskiej”. O ile łatwiej brzmi takie zadanie. Bardzo często nie skończysz na wykonaniu pierwszego kawałka, ale gdy nabierzesz rozpędu, wykonasz kilka kolejnych.
  • Nie bardzo wiesz jak wykonać zadanie. Jeżeli nie robiłe(a)ś czegoś wcześniej tysiąc razy, jest to dla Ciebie nieznane i nieprzyjazne. Każdego przerażają nowe wyzwania. Na początki dowiedz się więcej – zbierz informacje, poczytaj, poszperaj w Internecie lub zapytaj kogoś, kto jest zaznajomiony z problemem. Spraw, by nieznane wyszło z cienia. Następnie poćwicz ile tylko możesz. Skoro już masz niezbędną wiedzę, musisz ją ugruntować praktyką. Nie ćwicz całego zadania – skup się na poszczególnych umiejętnościach potrzebnych do jego wykonania. Gdy tylko je zdobędziesz zadanie przestanie być straszne.
  • Skupiasz się na negatywnych aspektach. Nie możesz skupiać się na tym, jak trudne do wykonania jest zadanie, jakie przeszkody Cię czekają. Postaraj się dostrzec pozytywy. Skup się na wielkich możliwościach jakie daje Ci ta praca – możliwościach nauczenia się czegoś, poprawienia się w czymś, zarobienia pieniędzy, rozbudowania więzi międzyludzkich, usatysfakcjonowania siebie, osiągnięcia założonego celu życiowego.
„Zaczynam, ale się rozpraszam i nigdy nie kończę.”

Samo rozpoczęcie jest już ogromnym krokiem zbliżającym do celu.  Musisz wypracować metody pozwalające się skupić.

  • Małe zadania. Wspomniałem już o tym powyżej, ale jest to bardzo ważna rada. Być może pracujesz zbyt długo nad jednym zadaniem, by móc się na nim skupić? Łatwiej będzie pozostać w skupieniu przy mniejszych zadaniach.
  • Tylko jedno zadanie. Nie rób kilku rzeczy jednocześnie. Skończ jedno zadanie i dopiero przejdź o następnego. Ciężko się nie rozproszyć, jeśli pracując jednocześnie czytasz maile, czatujesz, rozmawiasz przez telefon i buszujesz w sieci. Jeśli czujesz, że coś Cię odciąga od zadania, zatrzymaj się, wyeliminuj problem i wróć do pracy.
  • Odłącz się. Cała masa technicznych sposobów komunikacji (maile, kanały RSS, komunikatory, telefony) wpływają demotywująco na pracę. Odetnij się od tego wykonując ważne zadanie. Wyłącz wszystko i skup się na zadaniu. Zapewniam Cię, że zrobisz o wiele więcej.
  • Oczyść swoje miejsce pracy. Jakość miejsca pracy znacznie wpływa na jej efektywność. Więcej przeczytasz w artykule Zmień swoje otoczenie: Miejsce pracy.
  • Skup się. Skoro udało Ci się już wprowadzić w życie poprzednie rady wystarczy już tylko mocno się skupić. Przelej swoją energię na wykonywane zadanie, a zobaczysz, jak szybko je wykonasz.
  • Rób przerwy. Ludzki mózg nie jest w stanie pracować ciągle na najwyższych obrotach. Rób przerwy między zadaniami pozwalające zregenerować siły.
Krótki spacer relaksuje i motywuje do pracy.

Krótki spacer relaksuje i motywuje do pracy.

„Nie mam siły dziś pracować. Sama myśl o pracy jest straszna i nic dziś nie będę robić.”

Każdy z nas miewa takie dni, gdy nic się nie chce robić. Ciężko dać konkretną radę, jak sobie z tym radzić – jest to bardzo indywidualna sprawa. Być może któryś z poniższych sposobów będzie dla Ciebie odpowiedni.

  • Ogarnij się. Poprawa swojego wizerunku często idzie w parze z poprawą samopoczucia. Jeśli masz możliwość – weź prysznic.
  • Idź na krótki spacer. Mała przechadzka odświeży umysł, sprawi, że krew zacznie szybciej krążyć i pozwoli spokojnie przemyśleć co naprawdę chcesz dziś zrobić.
  • Pomyśl o okazji. Wyobraź sobie siebie jutro – nie w dalekiej przyszłość, ale w dniu zaraz po dzisiejszym. Zerknij wstecz. Czy odczujesz zadowolenie z dzisiejszego obijania się? A może lepiej było jednak coś zrobić, biorąc pod uwagę, jakie korzyści przyniesie to jutro? Wszystko co dziś zrobisz otwiera nowe możliwości i wyznacza ścieżki na dzień jutrzejszy.
  • Raczkuj. Nie myśl o całym dniu pracy albo długiej liście zadań do zrobienia – to zbyt przytłaczające. Wszystko co musisz dziś zrobić to jedna mała rzecz. Jeśli się z nią uporasz, być może zechcesz zrobić kolejny mały kroczek. A potem kolejny.
  • Znajdź sobie coś wesołego do zrobienia. Jeżeli wciąż robisz nudne i nieprzyjemne rzeczy, nic dziwnego, że masz zły nastrój. Zmień swoja dzisiejszą ścieżkę – znajdź zadanie, które sprawi Ci radość, ale jednocześnie posunie Cię o krok do celu. Tylko nie zmarnuj całego dnia na układaniu pasjansów – nie tylko nudne zadania mogą być owocne.
  • Zaangażuj innych. Powiadomienie innych (powiedzenie rodzinie, znajomym, zapisanie na blogu itp.) o swoich planach jest bardzo motywujące. Wszyscy będą oczekiwać, że na koniec dnia opowiesz, co udało Ci się osiągnąć. Przecież nie możesz ich zawieść.
  • Nagradzaj. Postanów, że jeśli wykonasz pierwsze zadanie, kupisz sobie książką, dvd, lody czy sprawisz inny prezent. Niech nagroda zmotywuje Cię do rozpoczęcia pracy. Jak już zaczniesz będzie znacznie łatwiej wykonać kolejne zadania.

„Planuję mnóstwo rzeczy na następny dzień, jednak wstając rano nie mam ochoty nic robić, spodziewając się ciężkiego dnia, pełnego nieprzyjemnych zajęć.”
  • Przeładowanie. Jest to najbardziej prawdopodobna przyczyna. Często w dobrej wierze obarczamy się zbyt wieloma zadaniami. Postaraj się skorzystać z metody Najważniejszych Zadań. Mając tylko 3 zadania nie odczujesz ciężaru. Prawdopodobnie dołożysz kilka mniejszych zadań, ale wykonując je w dalszej części dnia, szybko się z nimi uporasz.
  • Radość. Drugą przyczyną może być zbyt duża ilość nieprzyjemnych zadań. Kto chciałby się zmierzyć z takim dniem? Zamiast planować trudny dzień, dołóż jedno zadanie, którego nie możesz się już doczekać. Jeśli nie jesteś w stanie znaleźć żadnego ważnego zadania na dziś, które Cię wciągnie, prawdopodobnie masz złą pracę. Może pora poszukać atrakcyjniejszego zajęcia? Oczywiście w żadnej pracy nie da się uniknąć żmudnych i nieprzyjemnych zadań, ale ich wykonanie owocuje. Zadania te wspierają cele, na których Ci zależy. Upewnij się, że możesz czerpać radość z pracy.




Duże kamienie.

22 04 2009

Wczoraj pisałem o efektywnym planowaniu dnia pomocnym w realizacji życiowych celów. Dziś chciałbym przedstawić sposób planowania całego tygodnia. Metodę świetnie obrazuje przykład wypełniania słoika. Mając za zadanie wypełnić słoik piaskiem, małymi kamyczkami i dużymi kamieniami można to zrobić na dwa sposoby. W pierwszym z nich najpierw wsypujemy piasek (wypełnia on połowę słoika), następnie małe kamyczki (wypełnione jest 3/4 słoika), a na końcu duże kamienie – okaże się jednak, że zabraknie miejsca, aby zmieścić wszystkie. W drugim podejściu wkładamy najpierw duże kamienie (pozornie zajmują cały słoik, ale mieszczą się wszystkie), następnie wsypujemy drobne kamyczki (wypełniają one przestrzeń między dużymi kamieniami) i na koniec piasek (wypełniający pozostałe miejsce) – wszystko się zmieściło! Dokładnie w taki sam sposób powinniśmy planować nasz czas. Zazwyczaj zajmujemy się tysiącem różnych spraw i okazuje się, że na realizację naszych planów wciąż brakuje czasu, są one ciągle przesuwane na później. Duże kamienie odzwierciedlają najważniejsze rzeczy np. opisywane wczoraj NZ-ty, drobne kamyczki to sprawy mniej ważne, ale również istotne, natomiast piasek to sprawy nieistotne. Jest to dość prosta metoda, ale zwiększanie produktywności, nie polega na robieniu większej ilości rzeczy. Istotniejsze jest wykonanie ważnych zadań. Żyjąc w ciągłym biegu, robiąc te wszystkie drobiazgi, tak naprawdę nie posuwasz się do przodu ani o krok. Na koniec tygodnia zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę to niewiele zostało zrobione, a przecież dajesz z siebie wszystko. Ta drobna reorganizacja pozwoli cieszyć się efektami pracy.

Zajmując się najpierw nieistotnymi sprawami zabraknie Ci czasu na te najważniejsze.

Zajmując się najpierw nieistotnymi sprawami zabraknie Ci czasu na te najważniejsze.

  • Zrób listę. Na początku tygodnia (w niedzielę wieczorem lub poniedziałek rano) zapisz wszystkie ważne zadania, które chcesz skończyć w nadchodzącym tygodniu. Powinny to być naprawdę ważne rzeczy, takie, że na koniec tygodnia będziesz dumna/y z ich wykonania. Upewnij się, że nie ma tam tylko spraw zawodowych, ale również kroki zbliżające Cię do osiągnięcia celów życiowych.
  • Utrzymuj listę krótką. Wdrażając tą metodę większość osób wypisuje długą listę, starając się zrobić wszystko naraz. Wystarczy 4-6 najistotniejszych spraw – w miarę nabywania praktyki i zwiększania efektywności możesz podnosić ilość zadań.
  • Rozmieść kamienie. Spójrz na plan tygodnia – najlepsza jest tabelka z kolejnymi dniami podzielonymi na godzinne bloki. Zapisz już zaplanowane spotkania. Teraz rozmieść najważniejsze zadania na ten tydzień. Staraj się umieścić je tam, gdzie będziesz mieć pewność ich wykonania. Unikaj umieszczania ważnych zadań w małych, półgodzinnych okienkach między spotkaniami, czy w czasie, w którym zazwyczaj jest zbyt dużo spraw i nie będziesz w stanie się skoncentrować. Daj sobie czas na wykonanie najważniejszych zadań.
  • Zostaw miejsce na nowe kamyczki. Nie wypełniaj pozostałego miejsca w planie tygodnia. Codziennie rano spójrz na niego i przypomnij sobie co ważnego jest do zrobienia. Dodaj zanotowany duży kamień do swoich dziesiejszych NZ-tów. Dopisz pozostałe NZ-ty do planu dzisiejszego dnia. Zostaw trochę miejsca na sprawy, które przyjdą w ciągu dnia.
  • Wykonaj ważne sprawy rano. Jeśli to tylko możliwe, staraj się planować ważne zadania na rano. Jeśli w ciągu dnia wydarzy się coś nieoczekiwanego, może okazać się, że zaplanowane na późniejszą część dnia ważne zadania nie zostaną wykonane. Zrób najpierw to, co najważniejsze, a resztę dnia swobodnie poświęcisz na mniej ważne i czasochłonne zajęcia.
  • Odczuwaj dumę. Pod koniec tygodnia spójrz wstecz. Jeśli udało wykonać Ci się jakiekolwiek (a może nawet wszystkie) z zaplanowanych dużych kamieni, odczuwać z tego radość!




Najważniejsze zadania.

21 04 2009

Dzisiejszy artykuł, chociaż krótki, jest bardzo ważny. Stosowanie zasady Najważniejszych Zadań (NZ) pozwala znacznie poprawić efektywność oraz zrealizować założone cele. Sama idea jest niezwykle prosta. NZ-ty to zadania, które chcesz lub masz obowiązek dziś wykonać. Codziennie wyznaczaj 3 takie zadania – możesz to robić rano (zadania do wykonania dziś) lub wieczorem (zadania na jutro). Oczywiście zazwyczaj zrobisz znacznie więcej niż te 3 zaplanowane zadania. Ważne jest jednak, aby bez względu na wszystko, wykonać te 3 podstawowe rzeczy. Musisz mieć pewność, że zostaną one zrobione. Nie wolno ich odkładać na później.

Codziennie wyznaczaj 3 najważniejsze zadania do zrobienia.

Codziennie wyznaczaj 3 najważniejsze zadania do zrobienia.

2 kroki metody NZ:

  • Przynajmniej jeden NZ musi być związany z Twoimi celami życiowymi. Pozostałe zadania mogą być związane z pracą czy obowiązkami, ale przynajmniej jedno musi zbliżać Cię do celu. Niech marzenia, krok po kroczku, stają się rzeczywistością. Dzięki temu poczujesz spełnienie i Twoje życie będzie nie tylko efektywniejsze, ale i szczęśliwsze.
  • Najpierw NZ-ty. Zajmij się nimi rano. Jeśli odłożysz je na później, może okazać się, że brakuje na nie czasu. Może wydawać Ci się, że taka drobna zmiana nie może wpłynąć na Twoje życie. A jednak. Zobaczysz, że wykonując najpierw NZ odczujesz, że reszta Twojego dnia będzie lepsza. Zniknie ta nieznośna presja wykoniania zadań.