Narzędzia Google: poczta i lista zadań.

28 04 2009

Współczesna technika znacznie ułatwia nam życie, pomaga w jego organizacji, oszczędza mnóstwo czasu. Z drugiej strony bardzo łatwo wpaść w jej sidła. W dzisiejszym artykule zaprezentuję dwa darmowe narzędzia firmy Google, dzięki którym łatwiej uporządkować nasz świat oraz kilka rad efektywnego z nich korzystania. Jutro przedstawię kolejne dwa narzędzia.

Google mail

Codziennie oczyszczaj skrzynkę odbiorczą!

Codziennie oczyszczaj skrzynkę odbiorczą!

Google mail – bardziej znany pod skróconą nazwą Gmail – jest czymś więcej niż konto pocztowe. Oprócz zwykłych wiadomości mailowych udostępnia chat tekstowy i wideo, bardzo przydatny system etykietowania, filtr antyspamowy, integrację z innymi narzędziami Google, wbudowaną wyszukiwarkę oraz integrację wielu kont pocztowych. Dla osób nie zorientowanych w sprawach technicznych omówię krótko te funkcje:

  • Chat – umożliwia komunikację z innymi użytkownikami Gmail (i nie tylko) przez przesyłanie wiadomości tekstowych, obrazków, filmików czy nawet wideokonferencji z użyciem kamery i mikrofonu.
  • Etykiety – pozwalają oznaczyć konkretną wiadomość ‚pieczątką’. Tworząc różne etykiety (np. praca, rodzina, moje hobby) możemy bardzo szybko segregować informacje i w razie potrzeby błyskawicznie je odnaleźć.
  • Filtr antyspamowy – specjalne narzędzie umieszczające przychodzące niechciane wiadomości (typu reklamy) do osobnego folderu. Przez 30 dni mamy możliwość przeglądnięcia danej wiadomości i przeniesienia jej w inne miejsce (w razie pomyłki filtru). Po tym czasie spam jest automatycznie usuwany z naszego konta.
  • Integracja wielu kont – Gmail pozwala połączyć wiele kont pocztowych w jednym miejscu. Jeśli do tej pory sprawdzaliśmy pocztę logując się w kilka różnych miejsc (np. adres służbowy, poczta prywatny, poczta udostępniany w miejscach publicznych …) nie będzie to już konieczne. Dzięki łączeniu kont całą pocztę sprawdzimy w jednym miejscu. Ponadto nadawca nie będzie znał naszego adresu Gmail, jeśli tego nie będziemy chcieli, gdyż możliwe jest ustawienie z jakiego adresu chcemy wysłać mail – np. jeśli otrzymaliśmy pocztę służbową odpowiedź może być wysłana również z adresu służbowego.
  • Wbudowana wyszukiwarka – działa podobnie jak wyszukiwarka internetowa – pozwala odnaleźć wiadomość zawierającą pożądaną frazę. Dodatkowo możliwe jest użycie specjalnych tagów np.: filename:(jpg OR png OR tiff) pozwalających dokładniej określić kryteria wyszukiwania. Pełna lista tagów znajduje się w pomocy Gmail.
  • Integracja z innymi narzędziami Google – możliwe jest wyświetlanie w oknie poczty np. kalendarza, o którym napiszę jutro.

Kilka porad, jak utrzymać porządek i efektywnie korzystać z poczty internetowej.

  • Niech sprawdzanie poczty nie stanie się obsesją. Jeżeli pierwszą czynnością po wstaniu z łóżka jest sprawdzanie poczty, albo przez cały dzień masz otwarte okienko i co chwilę zerkasz na nowe maile, z pewnością masz problem z efektywnością. Zamiast zająć się ważnymi rzeczami utykasz w skrzynce odbiorczej. Najpierw wykonaj  przynajmniej jedną ważną rzecz zaplanowaną na ten dzień (jeszcze lepiej wykonaj 2-3 rzeczy), a dopiero potem sprawdź pocztę. Zerkając ciągle na pocztę nie jesteś w stanie skupić się na wykonywanym zadaniu – ustal konkretne pory czytania poczty.
  • Zajmuj się mailami jednym za drugim. Sprawdzając pocztę natychmiast podejmuj decyzję, co zrobić z danym mailem.
    • Śmieci i łańcuszki natychmiast wyrzucaj. Nie są one do niczego potrzebne. Nie zostawiaj ich na potem.
    • Długie maile, z którymi musisz jedynie się zapoznać, możesz wydrukować. Jeśli nie masz czasu na przeczytanie długiej wiadomości, możesz ją zabrać ze sobą i przeczytać oczekując na spotkanie, jedząc lunch czy przemieszczając się komunikacją publiczną.
    • Jeśli odpowiedź zajmie Ci mniej niż 2 minuty, napisz ją natychmiast. Nie odkładaj jej na później – uzbierasz sporo takich maili i nigdy się z nich nie wygrzebiesz. Odpowiedz szybko i zarchiwizuj wiadomość.
    • Zapisz reakcję, którą wymusił mail, na listę zadań do zrobienia. Jeśli treść maila spowodowała, że masz nowe zadanie do wykonania, umieszczenie jest na liście zadań sprawi, że wykonasz je w odpowiednim czasie. Możesz również zapisać konieczność powrócenia do szczegółowych informacji w wiadomości. Dlatego też zarchiwizuj wiadomość – znajdziesz ją szybko dzięki wyszukiwarce.
    • Jeśli oczekujesz na odpowiedź, zapisz to na liście zadań oczekujących. Nie zostawiaj maili w skrzynce odbiorczej jako przypomnienia – od tego są listy, aby nie zapomnieć o niczym. Niech Twoja skrzynka odbiorcza pozostanie pusta.
  • Oprócz skrzynki odbiorczej miej jeszcze folder Archiwum. Gdy skończysz zajmować się mailem, a będzie on potrzeby w przyszłości, zwyczajnie archiwizuj go. Bardzo przydatny jest przycisk „Wyślij i archiwizuj”, który przenosi wiadomość do archiwum natychmiast po wysłaniu odpowiedzi. Nie potrzebujesz dodatkowych katalogów do segregowania poczty – system etykiet i wyszukiwarka pozwalają na błyskawiczne znalezienie odpowiedniej wiadomości.

Lista zadań

Dzięki liście zadań Gmail już nigdy o niczym nie zapomnisz.

Dzięki liście zadań Gmail już nigdy o niczym nie zapomnisz.

Lista zadań jest eksperymentalnym dodatkiem do usługi Gmail. Aby z niej skorzystać należy uaktywnić odpowiednią opcję w ustawieniach Gmail. Menadżer zadań Gmail pozwala stworzyć kilka różnych list, tak żeby osobno przechowywać np. zadania prywatne i służbowe. Aby dodać zadanie do listy wystarczy kliknąć w wolne miejsce i zacząć pisać. Notatka zostanie zapamiętana automatycznie – żadnych zbędnych przycisków. Ponadto można dodać mail do listy zadań klikając „Więcej czynności / Dodaj do zadań”. Oprócz tytułu istnieje możliwość dodania do notatki zaplanowanej daty wykonania oraz większego opisu. Zadania można w każdej chwili przesunąć na liście, a nawet między listami. Wykonane zadania jednym kliknięciem oznaczymy jako zrobione – przyjemnie jest wieczorem, zanim przygotuje się listę na kolejny dzień, spojrzeć ile się osiągnęło.

Reklamy

Działania

Information

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s




%d blogerów lubi to: