Jak dobrze realizować listę zadań?

24 04 2009

Dzisiejszy artykuł dopełnia rozważania dotyczące planowania i tworzenia listy zadań. Wielu z Was szybko nauczyło się tworzyć listy, nabyło odpowiednie nawyki, jednak problemem pozostaje realizacja zadań. W porównaniu z wykonaniem planu, samo jego stworzenie jest pestką. Umiejętność pełniej realizacji zaplanowanych zadań wymaga połączenia wielu różnych nawyków. Przedstawię dziś najpopularniejsze problemy związane z egzekwowaniem listy (za artykułem How to Actually Execute Your To-Do List: or, Why Writing It Down Doesn’t Actually Get It Done).

Samo zapisanie zadań nie sprawi, że będą one wykonane.

Samo zapisanie zadań nie sprawi, że będą one wykonane.

„Czuję opór, gdy zaczynam coś robić.”

Na początku dobrze jest się zastanowić, dlaczego czujesz opór przed wykonaniem danego zadania. Dlaczego nie masz ochoty zacząć tej pracy? Znajdując istotę problemu dużo łatwiej znaleźć rozwiązanie. Jak już zidentyfikujesz problem, możesz wykorzystać poniższy schemat do jego rozwiązania.

  • Malutkie kawałeczki. Powiedz sobie, że musisz wykonywać dane zadanie tylko przez 5 minut. Krótsze zadania są mniej zniechęcające.
  • Tylko zacznij. Zazwyczaj jest to najtrudniejszy krok. Jeśli już zaczniesz, dalej jakoś pójdzie. Np. zamiast martwić się przebiegnięciem sporej trasy w ramach porannych ćwiczeń, pomyśl, że musisz jedynie ubrać buty i wyjść za drzwi. Zapewniam, że jak tylko wyjdziesz, nabierzesz większej ochoty na bieganie.
  • Nagradzaj się. Ustal krótki czas  wykonywania pracy (10, 15, 20 minut) i nie przerywaj zajęcia pod żadnym pozorem. Dobrą metodą jest używanie minutnika. Po upływie ustalonego czasu, w ramach nagrody za solidną pracę, zrób sobie 5 minut przerwy – również użyj minutnika. Powtarzaj ten cykl. Z czasem Twoje przerwy będą coraz krótsze, a praca coraz efektywniejsza.
  • Znajdź pasję w zadaniu. Wykonasz pracę z większą chęcią,  jeżeli Cię ona zaintryguje. Postaraj się w każdym zadaniu dostrzec coś emocjonującego. Zastanów się, jaki zysk przyniesie wykonanie zadania. Może będą to nowi klienci, nowe umiejętności, nowe spostrzeżenia, czy serdeczny uśmiech innej osoby? Jeśli definitywnie nie znajdujesz nic pasjonującego w zadaniu, zastanów się, czy jest ono ważne? Jeśli nie, postaraj się go nie wykonywać – przekaż je innej osobie, lub zwyczajnie wykreśl. Nie ma sensu zajmować się czymś nieważnym, męczącym i nudnym, jeśli nie przynosi to korzyści.
„Przeraża mnie to zadanie.”

Zazwyczaj jest kilka powodów takiego odczucia.

  • Zadania onieśmielają rozmiarem lub zakresem. Podziel pracę na mniejsze kawałki i zacznij od pierwszego z nich. Zamiast „napiszę dziś pracę magisterską” zaplanuj „napiszę dziś pierwszy mały podrozdział pracy magisterskiej”. O ile łatwiej brzmi takie zadanie. Bardzo często nie skończysz na wykonaniu pierwszego kawałka, ale gdy nabierzesz rozpędu, wykonasz kilka kolejnych.
  • Nie bardzo wiesz jak wykonać zadanie. Jeżeli nie robiłe(a)ś czegoś wcześniej tysiąc razy, jest to dla Ciebie nieznane i nieprzyjazne. Każdego przerażają nowe wyzwania. Na początki dowiedz się więcej – zbierz informacje, poczytaj, poszperaj w Internecie lub zapytaj kogoś, kto jest zaznajomiony z problemem. Spraw, by nieznane wyszło z cienia. Następnie poćwicz ile tylko możesz. Skoro już masz niezbędną wiedzę, musisz ją ugruntować praktyką. Nie ćwicz całego zadania – skup się na poszczególnych umiejętnościach potrzebnych do jego wykonania. Gdy tylko je zdobędziesz zadanie przestanie być straszne.
  • Skupiasz się na negatywnych aspektach. Nie możesz skupiać się na tym, jak trudne do wykonania jest zadanie, jakie przeszkody Cię czekają. Postaraj się dostrzec pozytywy. Skup się na wielkich możliwościach jakie daje Ci ta praca – możliwościach nauczenia się czegoś, poprawienia się w czymś, zarobienia pieniędzy, rozbudowania więzi międzyludzkich, usatysfakcjonowania siebie, osiągnięcia założonego celu życiowego.
„Zaczynam, ale się rozpraszam i nigdy nie kończę.”

Samo rozpoczęcie jest już ogromnym krokiem zbliżającym do celu.  Musisz wypracować metody pozwalające się skupić.

  • Małe zadania. Wspomniałem już o tym powyżej, ale jest to bardzo ważna rada. Być może pracujesz zbyt długo nad jednym zadaniem, by móc się na nim skupić? Łatwiej będzie pozostać w skupieniu przy mniejszych zadaniach.
  • Tylko jedno zadanie. Nie rób kilku rzeczy jednocześnie. Skończ jedno zadanie i dopiero przejdź o następnego. Ciężko się nie rozproszyć, jeśli pracując jednocześnie czytasz maile, czatujesz, rozmawiasz przez telefon i buszujesz w sieci. Jeśli czujesz, że coś Cię odciąga od zadania, zatrzymaj się, wyeliminuj problem i wróć do pracy.
  • Odłącz się. Cała masa technicznych sposobów komunikacji (maile, kanały RSS, komunikatory, telefony) wpływają demotywująco na pracę. Odetnij się od tego wykonując ważne zadanie. Wyłącz wszystko i skup się na zadaniu. Zapewniam Cię, że zrobisz o wiele więcej.
  • Oczyść swoje miejsce pracy. Jakość miejsca pracy znacznie wpływa na jej efektywność. Więcej przeczytasz w artykule Zmień swoje otoczenie: Miejsce pracy.
  • Skup się. Skoro udało Ci się już wprowadzić w życie poprzednie rady wystarczy już tylko mocno się skupić. Przelej swoją energię na wykonywane zadanie, a zobaczysz, jak szybko je wykonasz.
  • Rób przerwy. Ludzki mózg nie jest w stanie pracować ciągle na najwyższych obrotach. Rób przerwy między zadaniami pozwalające zregenerować siły.
Krótki spacer relaksuje i motywuje do pracy.

Krótki spacer relaksuje i motywuje do pracy.

„Nie mam siły dziś pracować. Sama myśl o pracy jest straszna i nic dziś nie będę robić.”

Każdy z nas miewa takie dni, gdy nic się nie chce robić. Ciężko dać konkretną radę, jak sobie z tym radzić – jest to bardzo indywidualna sprawa. Być może któryś z poniższych sposobów będzie dla Ciebie odpowiedni.

  • Ogarnij się. Poprawa swojego wizerunku często idzie w parze z poprawą samopoczucia. Jeśli masz możliwość – weź prysznic.
  • Idź na krótki spacer. Mała przechadzka odświeży umysł, sprawi, że krew zacznie szybciej krążyć i pozwoli spokojnie przemyśleć co naprawdę chcesz dziś zrobić.
  • Pomyśl o okazji. Wyobraź sobie siebie jutro – nie w dalekiej przyszłość, ale w dniu zaraz po dzisiejszym. Zerknij wstecz. Czy odczujesz zadowolenie z dzisiejszego obijania się? A może lepiej było jednak coś zrobić, biorąc pod uwagę, jakie korzyści przyniesie to jutro? Wszystko co dziś zrobisz otwiera nowe możliwości i wyznacza ścieżki na dzień jutrzejszy.
  • Raczkuj. Nie myśl o całym dniu pracy albo długiej liście zadań do zrobienia – to zbyt przytłaczające. Wszystko co musisz dziś zrobić to jedna mała rzecz. Jeśli się z nią uporasz, być może zechcesz zrobić kolejny mały kroczek. A potem kolejny.
  • Znajdź sobie coś wesołego do zrobienia. Jeżeli wciąż robisz nudne i nieprzyjemne rzeczy, nic dziwnego, że masz zły nastrój. Zmień swoja dzisiejszą ścieżkę – znajdź zadanie, które sprawi Ci radość, ale jednocześnie posunie Cię o krok do celu. Tylko nie zmarnuj całego dnia na układaniu pasjansów – nie tylko nudne zadania mogą być owocne.
  • Zaangażuj innych. Powiadomienie innych (powiedzenie rodzinie, znajomym, zapisanie na blogu itp.) o swoich planach jest bardzo motywujące. Wszyscy będą oczekiwać, że na koniec dnia opowiesz, co udało Ci się osiągnąć. Przecież nie możesz ich zawieść.
  • Nagradzaj. Postanów, że jeśli wykonasz pierwsze zadanie, kupisz sobie książką, dvd, lody czy sprawisz inny prezent. Niech nagroda zmotywuje Cię do rozpoczęcia pracy. Jak już zaczniesz będzie znacznie łatwiej wykonać kolejne zadania.

„Planuję mnóstwo rzeczy na następny dzień, jednak wstając rano nie mam ochoty nic robić, spodziewając się ciężkiego dnia, pełnego nieprzyjemnych zajęć.”
  • Przeładowanie. Jest to najbardziej prawdopodobna przyczyna. Często w dobrej wierze obarczamy się zbyt wieloma zadaniami. Postaraj się skorzystać z metody Najważniejszych Zadań. Mając tylko 3 zadania nie odczujesz ciężaru. Prawdopodobnie dołożysz kilka mniejszych zadań, ale wykonując je w dalszej części dnia, szybko się z nimi uporasz.
  • Radość. Drugą przyczyną może być zbyt duża ilość nieprzyjemnych zadań. Kto chciałby się zmierzyć z takim dniem? Zamiast planować trudny dzień, dołóż jedno zadanie, którego nie możesz się już doczekać. Jeśli nie jesteś w stanie znaleźć żadnego ważnego zadania na dziś, które Cię wciągnie, prawdopodobnie masz złą pracę. Może pora poszukać atrakcyjniejszego zajęcia? Oczywiście w żadnej pracy nie da się uniknąć żmudnych i nieprzyjemnych zadań, ale ich wykonanie owocuje. Zadania te wspierają cele, na których Ci zależy. Upewnij się, że możesz czerpać radość z pracy.
Reklamy

Działania

Information

One response

25 12 2009
Jak dobrze zrealizować liczbę zadań?? « Zen to done-sposób na proste życie

[…] * Przeładowanie. Jest to najbardziej prawdopodobna przyczyna. Często w dobrej wierze obarczamy się zbyt wieloma zadaniami. Postaraj się skorzystać z metody Najważniejszych Zadań. Mając tylko 3 zadania nie odczujesz ciężaru. Prawdopodobnie dołożysz kilka mniejszych zadań, ale wykonując je w dalszej części dnia, szybko się z nimi uporasz. * Radość. Drugą przyczyną może być zbyt duża ilość nieprzyjemnych zadań. Kto chciałby się zmierzyć z takim dniem? Zamiast planować trudny dzień, dołóż jedno zadanie, którego nie możesz się już doczekać. Jeśli nie jesteś w stanie znaleźć żadnego ważnego zadania na dziś, które Cię wciągnie, prawdopodobnie masz złą pracę. Może pora poszukać atrakcyjniejszego zajęcia? Oczywiście w żadnej pracy nie da się uniknąć żmudnych i nieprzyjemnych zadań, ale ich wykonanie owocuje. Zadania te wspierają cele, na których Ci zależy. Upewnij się, że możesz czerpać radość z pracy. link do oryginalnego artykułu: https://thesmoothlife.wordpress.com/2009/04/24/jak-dobrze-realizowac-liste-zadan/ […]

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s




%d blogerów lubi to: