Jak pozyskać dodatkową godzinę na realizację własnych celów?

16 04 2009

Masz tysiące pomysłów, celów, pragnień, ale brak Ci czasu na nie? A może tak wyczarować dodatkową wolną godzinę? Poniżej przedstawię (na podstawie artykułu 25 Painless Ways to Free Up an Hour a Day for Your Goals) garść wskazówek, które pomogą zyskać więcej wolnego czasu. Wybierz tylko te, które Ci odpowiadają, nie musisz się sztywno trzymać tej listy – to tylko wskazówki. A może masz własny pomysł na zyskanie dodatkowego czasu? Wprowadź go w życie. Tylko pamiętaj – nie zmarnuj tak cennego prezentu, jakim jest wolny czas. Najlepiej zaznacz sobie w kalendarzu tę godzinę i zapisz na co ją przeznaczysz. Rozwijaj swoje pasje, zrób coś, o czym marzysz od dawna.

Nie marnuj czasu - nie da się już go odzyskać!

Nie marnuj czasu - nie da się już go odzyskać!

  • Spotkania planuj zaraz po pracy. Organizuj sprawy do załatwienia zaraz po pracy, zwłaszcza, jeśli jest to spotkanie z drugą osobą. Ponieważ musisz zdążyć na spotkanie, będziesz wykonywać swoją pracę szybciej, aby skończyć wszystkie zadania i wyjść z pracy na czas. Ponadto nie będziesz zostawać dłużej w pracy lub snuć się bez celu w oczekiwaniu na spotkanie. Oznacza to lepsze wykorzystanie popołudnia i zaoszczędzenie czasu.
  • Wstawaj wcześniej. Więcej na ten temat pisałem już w artykule Dlaczego warto wcześnie wstawać?, ale przypomnę tylko, że tylko trochę wcześniejsze wstawanie pozwala znaleźć czas np. na ćwiczenia.
  • Odetnij się od świata. Oczywiście nie na cały dzień, ale zaplanuj sobie blok (bloki?), w czasie których wyłączysz telefon. Dzięki temu nikt nie będzie Ci przeszkadzać, skoncentrujesz się na wykonywanym zadaniu i szybciej je skończysz.
  • Przestań sprawdzać maile. Nie każdy może sobie pozwolić na taki luksus, ale jeśli tylko jest to możliwe, wyznacz 1-2 pory w ciągu dnia, kiedy sprawdzisz maile. Ciągłe zerkanie do skrzynki odbiorczej jest sumarycznie czasochłonne, a ponadto rozprasza.
  • Zabieraj drugie śniadanie ze sobą. Wiele osób traci mnóstwo czasu, żeby wyskoczyć coś zjeść. Jeśli zabierzesz ze sobą drugie śniadanie zjesz je szybciej, a zaoszczędzony czas wykorzystasz np. jako zaplanowaną porę odbierania maili. Ponadto przygotowując jedzenie w domu, zamiast kupować gotowe potrawy w lokalach, poprawisz swój budżet.
  • Znajdź esencję Twoich zajęć. Zastanów się co tak naprawdę musisz zrobić każdego dnia? Bez czego Twoje plany się rozsypią? Po głębszym zastanowieniu z pewnością dojdziesz do wniosku, że tak na prawdę wielu rzeczy (chociażby wspomnianych już maili i telefonów) nie musisz robić, albo też może ograniczyć ich częstotliwość. Naucz się skupiać na najważniejszych zadaniach, aby skończyć je w krótszym czasie.
  • Ogranicz swoje spotkania. Pomyśl o ostatnich 4-5 spotkaniach. Ile z nich było naprawdę wartościowych? Ile mogło odbyć się bez Ciebie? Oczywiście zależy to od rodzaju pracy, ale często możesz się wymigać od spotkań (lub jeśli masz wystarczająco siły po prostu je odwołać) – ten sam efekt możesz osiągnąć za pomocą 1-2 maili. Na każdym ominiętym spotkaniu oszczędzasz 30-60 minut!
Czy naprawdę musisz tu być?

Czy naprawdę musisz tu być?

  • Deleguj! Jeśli jest to tylko możliwe przekazuj zadania ze swojej listy innym, którzy lepiej do nich pasują. Nie bierz całej pracy na siebie. Czy naprawdę to zadanie musisz wykonać akurat Ty? Szanuj swój czas!
  • Grupuj sprawy do załatwienia. Zapewne codziennie spędzasz mnóstwo czasu jeżdżąc od punktu do punktu załatwiając różne sprawy. Staraj się zgrupować je jednego dnia i zaplanuj najbardziej efektywną kolejność. Dzięki temu zaoszczędzisz co najmniej godzinę w ciągu tygodnia.
  • Znaj swoje priorytety. Co jest dziś najważniejsze do zrobienia? Zajmij się najpierw tym, pomijając wszystko inne. Miej pewność, że zdążysz zrobić to, co najistotniejsze. Reszta to tylko dodatki. Zapewne niektóre z nich uda Ci się zupełnie pominąć zaoszczędzając dodatkowy czas.
  • Obcinaj listę zadań. Skoro już wiesz co jest najważniejsze postaraj się zminimalizować Twoją listę zadań. Zostaw tylko to co jest zupełnie niezbędne. Całą resztę umieść na liście ‚Kiedyś/Może’, usuń lub przekaż komuś innemu. Zawsze utrzymuj listę zadań ograniczoną do minimum – uchowa Cię to od marnowania czasu.
  • Naucz się asertywności. Mnóstwo czasu zabierają prośby kierowane do Ciebie przez innych ludzi bezpośrednio, przez telefon, mail czy zostawioną notatkę. Spotkania, przydziały, prośby o informacje czy współpracę – wszystkie zabierają Twój czas. Wiele osób nawet nie próbuje wykonać czegoś samodzielnie wiedząc, że Ty zawsze zgodzisz się zrobić to dla nich. Oni oszczędzają swój czas kosztem Twojego. Wybierz tylko te ważne prośby – całej reszcie powiedz ‚Nie!’ .
  • Przejdź do meritum. O ile długie swobodne rozmowy w gronie najbliższych są ważne i przyjemne, o tyle w czasie wykonywania zadań ograniczaj ich długość. W rozmowie z współpracownikami przechodź do sedna. Nie urządzaj pogawędek przez telefon – powiedz wprost o co Ci chodzi. Nie pozwól też innym przedłużać niepotrzebnie rozmów. Jeśli rozmówca wyraźnie odbiega od tematu uprzejmie zapytaj co potrzebuje od Ciebie.
  • Oglądaj mniej telewizji. Wiele osób spędza godziny przed telewizorem. Bardzo łatwo oszczędzić czas ograniczając telewizję do jednego ulubionego programu dziennie. Nie skacz bez celu po kanałach.
  • Mniej czytaj w sieci. Osobiście mógłbym spędzić godziny przeglądając kolejne strony i czytając ciekawe materiały. Zapewne wielu z Was również. Ogranicz czas przeglądania sieci i skup się na wykonaniu najważniejszych zadań.
  • Zaprzestań długich rozmów telefonicznych. Wiszenie na telefonie zjada mnóstwo czasu. Potrzeba kontaktu z najbliższymi, zwłaszcza jeśli dzieli Was spora odległość, jest jak najbardziej uzasadniona. Jedna wielogodzinne codzienne ploteczki są zwyczajnym marnowaniem czasu.
Plotki, ploteczki ... a czas ucieka.

Plotki, ploteczki ... a czas ucieka.

  • Unikaj komunikatorów. Oczywiście komunikatory same w sobie nie są złe, ale mając zawsze status ‚Dostępny’, zdajesz się na łaskę innych. Udostępniaj się tylko w potrzebnym czasie. Pamiętaj o wyłączeniu komunikatorów szczególnie, jeśli stosujesz wspomniany wcześniej punkt odcinania się od świata.
  • Wyszukuj – nie układaj. Nie spędzaj godzin segregując pliki na komputerze czy maile w ładne, zorganizowane katalogi. Zwyczajnie archiwizuj dane i wyszukuj kiedy potrzeba. Obecne systemy pozwalają zaledwie kilkoma klawiszami i w ciągu sekund wyszukać dowolny plik czy maila. Nie trać czasu na katalogowanie.
  • Wychodź wcześniej. Używając wskazówek oszczędzających czas jesteś w stanie wykonać niezbędną pracę w krótkim czasie. Nie poświęcaj zaoszczędzonego czasu by pracować więcej – wyjdź wcześniej. Oczywiście nie obędzie się bez rozmowy z szefem, ale wiele osób ma ruchome godziny pracy, a szefowie często chętnie wypuszczają pracowników, którzy dobrze wykonali swoją pracę. Jest to motywująca nagroda. Przecież równie dobrze może siedzieć do końca i udawać, że coś robisz. Tylko po co? Szef jest zadowolony, bo praca jest wykonana, Ty również bo oszczędzisz czas.
  • Niech pomogą Ci dzieci. Jeśli masz dzieci możesz przydzielić im pewne zadania w domu. Ucząc je utrzymywania porządku nie tylko dobrze je wychowujesz, ale w efekcie oszczędzasz również swój czas. Nie karć dzieci, jeśli zrobią bałagan w czasie zabawy – w tym cały urok. Ale niech wiedzą, że po zabawie muszą po sobie posprzątać.
  • Ucz innych. Często zdarza Ci się, że ludzie przynoszą Ci rzeczy do zrobienia, poprawienia itp.? Bierzesz na siebie mnóstwo obowiązków, bo nikt inny nie wie jak to zrobić? Nawyki innych utrudniają życie i sprawiają, że wciąż musisz poprawiać ich błędy? Najwyższy czas to zmienić – oni są najzwyczajniej w świecie wygodni. Naucz ich robić te rzeczy i zaoszczędź mnóstwo czasu. Oczywiście z początku poświęcisz dodatkowy czas, żeby ich uczyć, ale to się opłaci.
  • Automatyzuj rzeczy. Znajdź sposób, by zautomatyzować codzienne zadania. W dzisiejszych czasach technologia daje ogromne możliwości.
  • Powiedz czasem „Wystarczy!”. Bardzo często zdarza się, że jesteśmy przeładowani informacjami i zadaniami. Czy świat się zawali, jeśli nie odpiszesz dziś na wszystkie maile, albo nie przeczytasz wszystkich subskrybowanych wiadomości? A co jeśli nie wykonasz absolutnie wszystkich zaplanowanych zadań? Jeśli dojdziesz do wniosku, że nic strasznego się nie stanie, zastanów się czy nie masz już dość na dziś.
  • Zaczynaj pracę wcześniej. Jeśli pojawisz się w biurze wcześniej niż inni unikniesz ciągłego przeszkadzania i rozpraszania. Zaskoczy Cię jak wiele zdołasz zrobić zanim inni pojawią się w pracy. Podwójnie zyskujesz czas: przychodząc wcześniej przesuwasz również godzinę wyjścia, a pracując wydajniej przesuwasz ją jeszcze bardziej.
  • Daj władzę innym. Jeśli musisz zatwierdzać rzeczy i podejmować decyzje możesz być ‚wąskim gardłem’ – sprawy biegną wolniej, jeśli wszystkie muszą przejść przez Twoje ręce. Zastanów się czy możesz wydać jasne instrukcje co do warunków i ograniczeń podejmowania decyzji i zaufaj innym. Monitoruj tylko to, co naprawdę ważne. Niech inni również podejmą odpowiedzialność za swoją pracę, a Ty zyskasz dodatkowy czas.
Reklamy

Działania

Information

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s




%d blogerów lubi to: